Nghiệp vụ làm đúng mà báo cáo kiểm toán nội bộ vẫn bị trả lại, phần lớn vì thiếu một trong các phần mà Điều 16 Nghị định 05/2019/NĐ-CP đòi phải có, hoặc vì chưa lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán. Bài này đi theo đúng điều đó: báo cáo phải có gì, viết một phát hiện ra sao, gửi cho ai, và mốc thời gian nào bắt buộc.
Sáu phần bắt buộc trong báo cáo
Khoản 2 Điều 16 đòi báo cáo trình bày rõ sáu nhóm nội dung. Thiếu nhóm nào thì người đọc không tự kết luận được, và báo cáo mất giá trị làm bằng chứng về sau.
| Phần | Viết gì vào đó | Hay thiếu ở chỗ nào |
|---|---|---|
| Nội dung và phạm vi kiểm toán | Kiểm cái gì, kỳ nào, bộ phận nào, và những gì nằm ngoài phạm vi | Không ghi phần nằm ngoài phạm vi, nên về sau bị hỏi vì sao không phát hiện khoản đó |
| Đánh giá và kết luận | Kết luận về từng nội dung đã kiểm | Chỉ liệt kê việc đã làm, không có kết luận |
| Cơ sở đưa ra ý kiến | Bằng chứng nào dẫn tới kết luận đó, cỡ mẫu bao nhiêu, chọn thế nào | Phần bị bỏ nhiều nhất, và cũng là phần làm kết luận đứng vững |
| Yếu kém, tồn tại, sai sót, vi phạm | Từng phát hiện một, có số tiền hoặc mức ảnh hưởng | Gộp nhiều việc vào một gạch đầu dòng, không ai theo dõi khắc phục được |
| Kiến nghị sửa chữa, khắc phục, xử lý | Ai làm, làm gì, xong trước ngày nào | Kiến nghị chung như "tăng cường kiểm soát", không ai nhận việc |
| Đề xuất cải tiến quy trình | Hợp lý hoá nghiệp vụ; nếu có thì cả chính sách quản lý rủi ro, cơ cấu tổ chức | Bỏ hẳn, nên báo cáo chỉ bắt lỗi mà không giúp đơn vị khá hơn |
Mẫu một phát hiện
Mỗi phát hiện nên là một khối cố định năm dòng. Giữ đúng khuôn này thì bảng theo dõi khắc phục về sau chỉ việc lấy thẳng từng dòng ra.
| Dòng | Nội dung mẫu |
|---|---|
| Tiêu chí | Quy chế chi tiêu nội bộ đòi mọi khoản tạm ứng trên 20 triệu đồng phải có phê duyệt của giám đốc trước khi chi |
| Thực tế | Trong 12 khoản tạm ứng chọn mẫu của quý 2, có 4 khoản tổng 180 triệu đồng chi trước, phê duyệt sau từ 3 tới 11 ngày |
| Nguyên nhân | Phần mềm không chặn được lệnh chi khi chưa có phê duyệt; người lập phiếu dựa vào tin nhắn đồng ý của giám đốc |
| Ảnh hưởng | Tiền ra khỏi quỹ trước khi có người chịu trách nhiệm bằng văn bản; 2 trong 4 khoản tới ngày kiểm toán vẫn chưa hoàn ứng |
| Kiến nghị | Kế toán trưởng chặn lệnh chi trên 20 triệu khi chưa có phê duyệt điện tử, xong trước 30/11; thu hồi 2 khoản chưa hoàn ứng trước 15/11 |
Hai chỗ quyết định chất lượng là nguyên nhân và ảnh hưởng. Không có nguyên nhân thì kiến nghị chỉ chữa phần ngọn. Không có ảnh hưởng thì ban lãnh đạo không biết việc này gấp tới mức nào, và phát hiện bị xếp cùng hàng với lỗi ghi sai số hoá đơn.
Phải lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán
Khoản 3 Điều 16 đòi báo cáo có ý kiến của ban lãnh đạo bộ phận được kiểm toán. Nếu họ không thống nhất với kết quả thì báo cáo vẫn phát hành, nhưng phải nêu rõ ý kiến không thống nhất đó kèm lý do của họ.
Về thực hành, nên gửi dự thảo phần phát hiện cho đơn vị trước, họp một buổi để nghe lại. Phần lớn tranh luận ở buổi đó là về số liệu và cách hiểu quy định, sửa được ngay; phần không thống nhất còn lại thì ghi vào báo cáo, hai bên đều yên tâm.
Ai ký, gửi cho ai
Người ký là trưởng đoàn, trưởng nhóm kiểm toán hoặc người phụ trách cuộc kiểm toán. Thuê bên ngoài làm thì báo cáo ít nhất phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền của đơn vị cung cấp dịch vụ, đóng dấu nếu có (khoản 4 Điều 16).
Nơi nhận theo khoản 1 Điều 16:
- Doanh nghiệp: Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc.
- Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: người đứng đầu cơ quan.
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Chủ tịch Ủy ban nhân dân.
- Đơn vị sự nghiệp công lập: người đứng đầu đơn vị.
- Và các bộ phận khác theo quy chế kiểm toán nội bộ của chính đơn vị.
Danh sách nơi nhận này là một lý do nên có quy chế kiểm toán nội bộ viết rõ từ đầu: nó quyết định ai được đọc báo cáo, và kiểm toán nội bộ báo cáo thẳng cho ai.
Báo cáo hằng năm và mốc 60 ngày
Ngoài báo cáo từng cuộc, còn một báo cáo kiểm toán hằng năm tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ cả năm, do người phụ trách kiểm toán nội bộ ký và phải gửi trong 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (khoản 5 Điều 16). Năm tài chính theo năm dương lịch thì hạn là khoảng đầu tháng 3.
Muốn báo cáo năm viết nhanh thì ngay từ đầu năm giữ một bảng theo dõi: mỗi cuộc kiểm toán một dòng, mỗi phát hiện một dòng con, cột trạng thái khắc phục cập nhật liên tục. Tới hạn chỉ việc tổng hợp, khỏi đi hỏi lại từng bộ phận.
Kế hoạch đi trước, định hướng theo rủi ro
Báo cáo chỉ tốt khi cuộc kiểm toán nhắm đúng chỗ. Điều 13 định rõ phương pháp là định hướng theo rủi ro: dồn nguồn lực vào đơn vị, bộ phận, quy trình bị đánh giá rủi ro cao, và cập nhật kế hoạch khi hoạt động hay rủi ro thay đổi. Kế hoạch hằng năm căn cứ mục tiêu, chính sách, quy mô, mức độ rủi ro và nguồn lực hiện có (Điều 14).
Ba nguyên tắc cơ bản ở Điều 5 cũng ràng buộc cách viết báo cáo: tính độc lập, tính khách quan, tuân thủ pháp luật. Người làm kiểm toán nội bộ không được kiểm chính quy trình mà mình là người chịu trách nhiệm xây dựng.
Học làm đủ một cuộc kiểm toán
Khoá Kiểm toán nội bộ thời AI của Mèo Cam đi theo đúng vòng đời một cuộc kiểm toán: kế hoạch dựa trên rủi ro, chương trình kiểm toán, thử nghiệm kiểm soát, giấy tờ làm việc, báo cáo, theo dõi khắc phục. Làm trên hồ sơ giả lập của một tập đoàn có gài lỗi, tốt nghiệp là có một bộ hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh mang về trình được.
Đọc thêm: kiểm toán nội bộ chưa sẵn sàng với gian lận dùng AI, khảo sát 373 lãnh đạo kiểm toán nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
Với doanh nghiệp: Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Ban kiểm soát, và Tổng giám đốc hoặc Giám đốc. Với cơ quan nhà nước: người đứng đầu bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Chủ tịch Ủy ban nhân dân. Với đơn vị sự nghiệp công lập: người đứng đầu đơn vị. Ngoài ra còn các bộ phận khác theo quy chế kiểm toán nội bộ của chính đơn vị (khoản 1 Điều 16 Nghị định 05/2019/NĐ-CP).
Khoản 2 Điều 16 Nghị định 05/2019/NĐ-CP đòi trình bày rõ: nội dung kiểm toán và phạm vi kiểm toán; đánh giá, kết luận về nội dung đã kiểm toán cùng cơ sở đưa ra ý kiến đó; các yếu kém, tồn tại, sai sót, vi phạm; kiến nghị biện pháp sửa chữa, khắc phục và xử lý vi phạm; đề xuất hợp lý hoá, cải tiến quy trình nghiệp vụ; và nếu có thì đề xuất hoàn thiện chính sách quản lý rủi ro, cơ cấu tổ chức.
Báo cáo vẫn phát hành, nhưng phải nêu rõ ý kiến không thống nhất của đơn vị được kiểm toán kèm lý do của họ. Khoản 3 Điều 16 còn đòi báo cáo phải có ý kiến của ban lãnh đạo đơn vị được kiểm toán, nên bỏ qua bước lấy ý kiến là báo cáo khuyết về thủ tục.
Trưởng đoàn, trưởng nhóm kiểm toán hoặc người phụ trách cuộc kiểm toán ký. Nếu đi thuê bên ngoài làm kiểm toán nội bộ thì báo cáo ít nhất phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền của đơn vị cung cấp dịch vụ, và đóng dấu nếu có. Báo cáo kiểm toán hằng năm do người phụ trách kiểm toán nội bộ ký (khoản 4 và khoản 5 Điều 16).
Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đó là báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ của cả năm, do người phụ trách kiểm toán nội bộ ký (khoản 5 Điều 16 Nghị định 05/2019/NĐ-CP).
Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra, đánh giá độc lập bên trong đơn vị về hệ thống kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro và quản trị, rồi báo cáo thẳng cho cấp cao nhất. Khác thanh tra nội bộ ở mục đích: thanh tra thường đi tìm người sai trong một vụ việc cụ thể, kiểm toán nội bộ đi tìm chỗ hở của quy trình để bịt lại. Ba nguyên tắc cơ bản là tính độc lập, tính khách quan và tuân thủ pháp luật (Điều 5 Nghị định 05/2019/NĐ-CP).
Theo phương pháp định hướng theo rủi ro: dồn nguồn lực vào đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá rủi ro cao, và kế hoạch phải được cập nhật khi hoạt động hay rủi ro của đơn vị thay đổi (Điều 13 Nghị định 05/2019/NĐ-CP). Kế hoạch kiểm toán hằng năm căn cứ mục tiêu, chính sách, quy mô, mức độ rủi ro và nguồn lực hiện có (Điều 14).