Kế hoạch dòng tiền là bảng trả lời đúng một câu: tháng nào công ty thiếu tiền, thiếu bao nhiêu, và bù bằng gì. Nhiều nơi làm bảng này bằng cách lấy doanh thu kế hoạch chia đều 12 tháng rồi trừ chi phí kế hoạch chia đều 12 tháng. Bảng đó đẹp và vô dụng, vì tiền không vào đều và không ra đều.
Dưới đây là sáu bước làm bảng 12 tháng bằng Excel, theo đúng thứ tự nên làm, kèm mẫu bảng để dựng lại.
Bước 1: chốt khung bảng trước khi điền số
Mở một sheet, cột là 12 tháng cộng cột tổng năm, dòng chia ba nhóm giống báo cáo lưu chuyển tiền tệ: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. Chia giống vậy để tới kỳ chỉ cần đặt cột kế hoạch cạnh cột thực tế là thấy lệch ở nhóm nào, khỏi dựng lại khung.
Ba dòng cuối bảng cố định: tiền đầu tháng, tiền thuần trong tháng, tiền cuối tháng. Tiền cuối tháng này là tiền đầu tháng sau, nên cả bảng nối thành một dây. Một dòng nữa nên có ngay từ đầu: số dư tối thiểu, để Excel tự tô đỏ tháng nào tụt xuống dưới mức đó.
Bước 2: thu tiền tính theo công nợ, không theo doanh thu
Bước này sai thì cả bảng sai. Doanh thu tháng 3 không phải tiền về tháng 3. Cách làm: lấy doanh thu kế hoạch từng tháng, rồi rải theo kỳ hạn thu tiền thật của từng nhóm khách.
| Nhóm khách | Tỷ trọng doanh thu | Thu ngay trong tháng | Thu tháng sau | Thu sau 2 tháng |
|---|---|---|---|---|
| Khách lẻ, thu tiền ngay | 30% | 100% | 0% | 0% |
| Khách công ty, hạn 30 ngày | 50% | 20% | 70% | 10% |
| Khách dự án, hạn 60 ngày | 20% | 0% | 40% | 60% |
Tỷ lệ rải này lấy từ số liệu của chính công ty, không lấy theo kỳ hạn ghi trên hợp đồng. Cách đo nhanh: mở bảng tuổi nợ 12 tháng vừa qua, tính số ngày thu tiền bình quân, rồi đối chiếu với kỳ hạn. Chênh nhau bao nhiêu ngày thì rải lệch đi bấy nhiêu.
Đừng quên số dư nợ phải thu đầu năm. Khoản đó về trong hai ba tháng đầu và thường là nguồn tiền lớn nhất của quý một, nhưng hay bị bỏ sót vì nó không nằm trong doanh thu năm nay.
Bước 3: chi mua hàng đi theo kế hoạch bán và mức tồn kho
Tiền trả nhà cung cấp không đi theo giá vốn trên báo cáo kết quả, mà đi theo lượng mua về. Thứ tự tính: từ kế hoạch bán ra suy ra lượng cần mua, cộng mức tồn kho muốn giữ, rồi rải theo kỳ hạn trả của nhà cung cấp.
Chỗ hay vỡ kế hoạch: hàng mùa vụ. Bán tháng 12 thì mua tháng 10, trả tiền tháng 11, tức tiền ra trước tiền vào hai tháng. Bảng chia đều 12 tháng không bao giờ thấy được cái hố này.
Bước 4: lương, bảo hiểm và thuế đặt riêng từng dòng
Bốn khoản này chiếm phần lớn tiền ra của doanh nghiệp nhỏ và đều có lịch cố định, nên tách riêng chứ đừng gộp vào chi phí chung.
- Lương: theo ngày trả lương thật. Trả ngày 10 tháng sau thì lương tháng 1 là tiền ra tháng 2.
- Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp: nộp hằng tháng, gồm cả phần trừ vào lương người lao động và phần của công ty.
- Thuế giá trị gia tăng: theo kỳ khai của công ty, tháng hoặc quý. Khai quý thì tiền ra dồn vào tháng đầu quý sau.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: tạm nộp theo quý và quyết toán sau khi hết năm, nên tháng có quyết toán thường là tháng căng tiền.
- Thuế thu nhập cá nhân: khấu trừ từ lương rồi nộp, đi cùng nhịp lương.
Thêm một dòng cho tháng Tết: thưởng, lương tháng 13, tạm ứng cho người làm, hàng mua trữ trước Tết, và khoảng hai tuần khách chậm trả sau Tết. Tháng Tết thường là tháng âm nặng nhất trong năm mà cũng là tháng hay bị tính thiếu nhất.
Bước 5: vay, trả gốc, mua tài sản
Ba khoản này không đi qua lợi nhuận nên bảng nào chỉ nhìn lãi lỗ là bỏ sót sạch. Trả gốc vay là tiền ra thật nhưng không phải chi phí. Mua máy móc là tiền ra một lần trong khi khấu hao rải nhiều năm. Nhận vốn góp hay giải ngân vay là tiền vào mà không phải doanh thu.
Đặt từng khoản vay một dòng, ghi rõ tháng giải ngân, lịch trả gốc và lãi. Có hạn mức tín dụng thì thêm dòng ghi phần còn dùng được, vì đó là nguồn bù khi bảng báo âm.
Bước 6: đọc bảng, rồi mới sửa kế hoạch
Bảng xong thì nhìn ba thứ, theo thứ tự này:
| Nhìn gì | Thấy gì | Làm gì |
|---|---|---|
| Dòng tiền cuối tháng, 12 tháng | Tháng nào xuống dưới số dư tối thiểu | Dồn lịch thu về trước, đẩy lịch chi về sau, hoặc xin hạn mức đúng tháng đó |
| Tổng tiền thuần từ kinh doanh cả năm | Hoạt động chính tự nuôi được mình chưa | Âm thì sửa giá bán, kỳ hạn thu, mức tồn kho, chứ đừng vay để bù |
| Chu kỳ tiền: số ngày thu, ngày tồn kho, ngày trả | Tiền bị giam ở đâu lâu nhất | Rút ngắn đúng chỗ giam lâu nhất, mỗi 5 ngày rút được là một khoản tiền thật |
Rồi làm thêm hai cột kịch bản: doanh thu giảm 20%, và khách trả chậm thêm 15 ngày. Hai cột đó cho biết bảng chịu được tới đâu. Giám đốc hỏi "xấu nhất thì sao" là đã có số để trả lời.
Năm lỗi hay gặp
- Chia đều 12 tháng. Bảng mất hẳn khả năng báo tháng thiếu tiền, tức mất đúng công dụng duy nhất của nó.
- Lấy doanh thu làm tiền vào. Công ty bán tốt mà hết tiền phần lớn vì lỗi này.
- Bỏ sót trả gốc vay và mua tài sản, do chỉ lấy số từ báo cáo kết quả kinh doanh.
- Không có số dư tối thiểu. Bảng báo dương 50 triệu trong khi riêng lương tháng đã 400 triệu thì con số dương đó không có nghĩa gì.
- Làm một lần rồi để đó. Kế hoạch năm nên đi kèm dự báo 13 tuần cuốn chiếu, cập nhật mỗi tuần từ sao kê ngân hàng và bảng tuổi nợ.
Học làm đủ bộ
Khoá Lập kế hoạch dòng tiền bằng Excel của Mèo Cam đi hết ba lớp bảng: kế hoạch 12 tháng, dự báo 13 tuần cuốn chiếu, và kế hoạch tài chính 5 năm với ba báo cáo liên kết. 31 bài, mỗi bài một tệp Excel có công thức, làm trên sáu công ty mẫu theo loại hình, 5 bài nộp được hệ thống Mèo Cam chấm theo bảng kiểm công khai.
Đọc thêm: có lãi mà vẫn hết tiền, năm lý do.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch dòng tiền là con số mình cam kết làm cho cả năm, thường 12 tháng, đặt ra đầu kỳ rồi so với thực tế để biết lệch ở đâu. Dự báo dòng tiền là con số cập nhật liên tục theo tình hình đang có, thường 13 tuần cuốn chiếu, dùng để trả lời câu tuần nào thiếu tiền. Doanh nghiệp cần cả hai: kế hoạch để đi đúng hướng, dự báo để không vỡ nợ giữa đường.
Đủ để mỗi dòng ứng với một nguồn số liệu có người chịu trách nhiệm, thường khoảng 25 tới 40 dòng. Chia nhỏ hơn thế thì không ai cập nhật nổi hằng tháng; gom to hơn thì lệch mà không biết lệch vì đâu. Nguyên tắc dễ nhớ: một dòng phải trả lời được câu số này ai đưa.
Excel phù hợp khi còn phải thử nhiều kịch bản và sửa cấu trúc bảng, tức giai đoạn đầu và với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phần mềm phù hợp khi cấu trúc đã ổn định và cần nối thẳng vào sổ để khỏi nhập tay. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ bắt đầu bằng Excel, vì nhìn thấy công thức nên sửa được ngay khi giám đốc hỏi ngược.
Vì lợi nhuận ghi theo thời điểm phát sinh, còn tiền đi theo thời điểm thu và trả. Năm chỗ hay làm lệch: khách trả chậm hơn kỳ hạn, hàng tồn kho mua trước bán sau, trả nhà cung cấp sớm hơn thu khách, mua tài sản và trả nợ gốc không đi qua lợi nhuận, thuế và lương dồn vào vài tháng nhất định.
Đủ chi những khoản không hoãn được của một chu kỳ trả tiền, thường từ nửa tháng tới hai tháng chi phí cố định, gồm lương, bảo hiểm, thuê mặt bằng và lãi vay. Đặt một dòng riêng cho mức sàn này trong bảng, rồi để Excel tự báo tháng nào số dư cuối tháng tụt xuống dưới sàn.
Nên khớp về cách phân nhóm, để cuối kỳ so được kế hoạch với thực tế trên cùng một khung. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chia ba nhóm: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. Bảng kế hoạch chia theo ba nhóm đó thì tới kỳ chỉ cần đặt hai cột cạnh nhau là thấy lệch ở nhóm nào.